- allgemeine und organisatorische Aufgaben wie beispielsweise
- Terminmanagement, Organisation von Besprechungen, Aufbereitung von Unterlagen, Kontrolle der Wiedervorlage und Terminüberwachung von Vorgängen
- Aufgabenmanagement, Organisation der Zuarbeiten amtsspezifisch und amtsübergreifend und eigenständige Zusammenführung der Zuarbeiten als Vorlage an die Amtsleitung
- Abwicklung des Publikumsverkehrs, Entgegennahme und Weiterleitung von Anfragen
- Posteingang, -ausgang und -umlauf organisieren
- Pflege und Ablage der Unterlagen für das Amt, einschließlich der Verwaltung der Akten
- vollständige Organisation, Vor- und Nachbereitung und Betreuung von Sitzungen, Ausschussberatungen und Konferenzen, Terminen und Veranstaltungen einschl. Bewirtung, Technik und Betreuung von Gästen, Gesprächs- und Ergebnisprotokolle fertigen
- Inventarisierung
- Qualitätssicherung und administrative Unterstützung der Amtsleitung
- Organisation der Stellenbesetzungsverfahren für das Amt
- Kontrolle von Stellenausschreibungstexten
- On-/Offboarding von Mitarbeitenden für das Jugendamt
- Anleitung/Organisation der Geschäftsstellen mit Blick auf Absicherung der digitalen Postfächer und telefonischen Erreichbarkeit
- Entwicklung eines Ablage- und Wiedervorlagesystems
- Erstellen und Verfassen von Schriftsachen und Präsentationen
- Optimierung von Arbeitsabläufen
- Wahrnehmung der Erstansprechfunktion für die Themen der Amtsleitung
- Internet- und sonstige Recherche auf Anfrage, Zusammenfassen und Aufbereiten von Informationen
- Öffentlichkeitsarbeit
- Beschwerdemanagement
